DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO

ATRIBUIÇÕES

O Departamento de Administração é órgão executivo ligado diretamente à Secretaria Municipal de Administração, tendo como âmbito de atuação, atividades relacionadas ao expediente, protocolo, arquivo e serviços administrativos.

Art. 23. O Departamento de Administração executará as atribuições relacionadas ao expediente, protocolo e arquivo, visando a preparação dos atos administrativos, o controle por meio do sistema de protocolização e o arquivo, compreendendo as seguintes atribuições:

I – A promoção de todos os trabalhos de digitação, cópias reprográficas, certidões e reproduções de documentos da Prefeitura Municipal de Baixo Guandu;

II – A remessa aos diversos órgãos da administração municipal de todas as correspondências expedidas e demais atos de interesse do município;

III – O recebimento, protocolo, distribuição e registro de todos os documentos, papéis, procedimentos administrativos, processos, petições e outros que devam tramitar na administração municipal;

IV – O recolhimento ao arquivo das cópias de documentos, processos, procedimentos administrativos e outros, quando for o caso;

V – A prestação de informação ao público a aos dirigentes de órgãos da administração pública municipal, quanto à localização de documentos, procedimentos administrativos e demais papéis públicos não definidos como confidenciais, nos termos da Constituição Federal;

VI – O recebimento e a expedição de volumes destinados aos órgãos da administração municipal;

VII – O recebimento, controle e arquivamento dos exemplares de diário oficial e outras publicações de interesse do município ou, conforme o caso, encaminhando-os à biblioteca para respectiva catalogação, salvo no caso de diário oficial eletrônico, que será de acesso exclusivo do Departamento de Administração;

VIII – Providenciar a organização do arquivo, estudando o conteúdo dos documentos, de modo a possibilitar um melhor acondicionamento dos mesmos, de maneira racional, com o fim de facilitar a localização dos processos arquivados;

IX – Controlar a incineração e destruição de documentos e papéis públicos;

X – Elaboração de atividades relacionadas aos levantamentos solicitados pelos órgãos da administração municipal;

XI – A centralização e aquisição de materiais de consumo ou permanente, destinados aos diversos órgãos da administração municipal, visando o perfeito funcionamento dos mesmos;

XII – A realização e controle das licitações públicas, bem como as dispensas destas, nos casos expressamente permitidos em lei, para aquisição de material de consumo ou permanente, para os órgãos da administração municipal;

XIII – A organização e controle do cadastro de fornecedores e de preços correntes dos materiais mais frequentemente adquiridos pela administração municipal, a fim de viabilizar as compras municipais, obtendo o melhor custo-benefício;

XIV – O controle dos prazos de entrega de materiais adquiridos pela administração municipal, providenciando as cobranças e devoluções, quando necessárias;

XV – O recebimento, o fornecimento, a distribuição e a conferência do material adquirido;

XVI – O recebimento e controle das notas fiscais de entrega de materiais e faturas dos fornecedores, encaminhando-as ao serviço de contabilidade, acompanhadas dos comprovantes de recebimento e aceitação do material adquirido;

XVII – O controle do consumo de material para efeito de previsão e controle dos gastos públicos;

XIII – O controle, cadastro e manutenção de registro de tombamento dos bens patrimoniais da administração municipal, em conjunto com o Setor de Contabilidade, devendo ser mantidos atualizados todos os cadastros;

XIX – O controle de gastos da frota municipal, com combustíveis e lubrificantes, em articulação com os diversos órgãos da administração específica, bem como quaisquer outras despesas de manutenção com veículos automotores da administração municipal;

XX – A limpeza interna e externa dos bens imóveis da Prefeitura Municipal de Baixo Guandu, visando sempre à conservação de suas instalações;

XXI – O controle de abertura e fechamento do imóvel sede da administração, fornecimento de café aos visitantes e servidores, acionamento da iluminação predial, do sistema de ventilação e condicionamento, nos edifícios da sede, nas horas regulamentares;

XXII – A vigilância dos prédios da administração municipal;

XXIII – Outras atividades correlatas ou designadas pela autoridade superior;

Parágrafo único. A atribuição prevista no inciso I deste artigo compreende a elaboração de minutas de contratos administrativos, termos e convênios firmados entre a administração municipal e demais entidades públicas ou privadas, salvo os casos de convênios específicos, de matéria diversa da controlada pela Secretaria de Administração.